PRIVACY

Privacystatement De Flexwinkel

Dit is het privacy statement van De Flexwinkel, gevestigd aan de Randstad 21-47, 1314 BG te Almere.

De Flexwinkel hanteert de persoonsgegevens volgens de richtlijnen zoals de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) deze voorschrijft sinds 25 mei 2018.

Deze gegevens zullen met de grootst mogelijke zorgvuldigheid behandeld worden.

Gegevens die wij verwerken van onze website bezoekers

Over het algemeen kan onze website bezocht worden zonder dat uw persoonsgegevens aan ons worden doorgegeven. Net als veel andere websites verzamelt deze website wel automatisch bepaalde niet-identificeerbare informatie over de gebruikers van de website, zoals bijvoorbeeld het Internet Protocol (IP)- adres van uw computer, het IP-adres van uw Internet Service Provider, datum en tijd van toegang tot de website, het internetadres van de website vanwaar u rechtstreeks bent doorgelinkt naar onze website, het besturingssysteem dat u gebruikt, de onderdelen van de website die u bezoekt, de pagina’s van de website die u heeft bezocht en de informatie die u heeft bekeken, informatie over het type apparaat wat u gebruikt voor uw bezoek aan de site, de regio waar u zich bevindt en het materiaal dat u opstuurt of downloadt van de website.

Deze technische informatie wordt gebruikt voor het beheer van de website en systeembeheerder, en om de website en het gebruik ervan te verbeteren. Deze technische gegevens mogen aan derden worden doorgegeven en kunnen permanent worden opgeslagen voor toekomstig gebruik.

De Flexwinkel maakt gebruik van cookies en web statistieken. Een cookie is een bestand dat op uw computer wordt opgeslagen. Bij een vervolgbezoek op onze website kunnen deze cookies worden herkend. Het gebruik van deze informatie helpt ons om de site te verbeteren. Dit om het gebruikersgemak te optimaliseren.

Wanneer verzamelen wij uw persoonsgegevens

Wij verzamelen uw gegevens vanaf het moment dat u uw gegevens invult of achterlaat op onze website, of u zich inschrijft op 1 van onze vestigingen.

Waarom verzamelen wij uw persoonsgegevens

Wij verzamelen en verwerken uw gegevens voor de uitvoering van onze dienstverlening, waaronder bemiddeling, uitzenden, detachering, payroll, werving & selectie, salarisadministratie en personeelsmanagement.

Verder uitgewerkt, uw persoonsgegevens worden verzameld, verwerkt en opgeslagen voor de volgende doeleinden ;

•U aanbiedingen te kunnen doen en/of informatie te kunnen verstrekken over de dienstverlening en overige activiteiten en deze beter te kunnen afstemmen op uw wensen en kwaliteiten, dit gebeurt door onze medewerkers en deels geautomatiseerd.

•Uw geschiktheid en beschikbaarheid te kunnen beoordelen in verband met bemiddeling naar vast of tijdelijk werk dan wel een opdracht, waarbij ook gebruik gemaakt kan worden van testresultaten, referentiechecks, social media.

•Een werknemers- of personeels-/bemiddelingsrelatie met u aan te gaan en te onderhouden en hiervoor de relevante administratie uit te voeren.

•Onze re-integratieverplichtingen na te komen en te voldoen aan (het vanuit de overheid opgelegde doeleinde) om personen met een grote (re) afstand tot de arbeidsmarkt aan het werk te helpen.

•Een opdracht bij de opdrachtgever te kunnen vastleggen in een overeenkomst met de opdrachtgever en de overeenkomst met de opdrachtgever te onderhouden en na te komen.

• Voor het bevorderen van uw persoonlijke ontwikkeling en inzetbaarheid, waaronder training, opleiding en testen.

•Voor managementdoeleinden waaronder managementinformatie, het verzorgen van interne controles en bedrijfsveiligheid en het uitoefenen van audits en accountantscontroles

•Kwaliteitsdoeleinden zoals certificering

•Subsidies, premiekortingen e.d. aan te vragen

•Als we een werknemers-personeels-/bemiddelingsrelatie met u zijn aangegaan, voor naleving van wet-en regelgeving, waaronder maar niet beperkt tot identificatie, arbeidswetgeving, fiscale- en sociale zekerheidswetgeving, bestrijding van fraude en nationale en internationale sanctiewetgeving.

Het gebruiken van uw gegevens door ons zoals hierboven staat beschreven, is toegestaan door de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) omdat;

•Het noodzakelijk is voor onze gerechtvaardigde belangen in het nastreven van de doelen zoals hieboven aangegeven, waarbij deze belangen in elk afzonderlijk geval niet zwaarder mogen wegen dan uw belangen op vlak van privacy

•Wij in sommige gevallen moeten voldoen aan onze verplichtingen volgens wet- en regelgeving; zoals bekendmaking aan de overheid, toezichthouders of regelgevings- en overheidsinstanties of

•Het is sommige gevallen noodzakelijk is voor de uitvoering van een taak in het algemeen belang en, wanneer wij bijzondere categorieën van persoonsgegevens verwerken, deze verwerking noodzakelijk is voor de instelling uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering of wanneer de verwerking verband houdt met persoonsgegevens die openbaar zijn gemaakt;

•Deze gegevens in beperkte gevallen zijn verwerkt met uw toestemming die wij van tijd tot tijd van u verkrijgen, zoals wanneer u ervoor kiest marketingcommunicatie en nieuws te ontvangen via e-mail.

Wij bewaren uw gegevens voor de duur van de vereiste periode om te voldoen aan onze wettelijk en reglementaire verplichtingen. Dit is over het algemeen een periode van twee, vijf of zeven jaar.

Welke persoonsgegevens worden er door ons verzameld?

De Flexwinkel verwerkt persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor onze dienstverlening; een deel van deze gegevens is verplicht om gebruik te kunnen maken van onze dienstverlening.

Aanvullende gegevens kunnen handig zijn om de dienstverlening beter te kunnen afstemmen op uw wensen en kwaliteiten of om te voldoen aan meer specifieke vragen of verplichtingen vanuit opdrachtgevers.

U bent zelf verantwoordelijk voor de juistheid en de actualiteit van de gegevens die u verstrekt.

Concreet gaat het om – onder andere – de volgende persoonsgegevens bij inschrijving:

•NAW gegevens, e-mail adres en andere contactgegevens

•geboortegegevens, leeftijd, geslacht

•curriculum vitae (CV), informatie over opleiding, stages en werkervaring

•gegevens over trainingen en opleidingen en/of testen die u zelf of via ons hebt gevolgd of gedaan

•gegevens over beschikbaarheid en verlof

•andere gegevens die van belang (kunnen) zijn in het kader van de beoordeling van de geschiktheid van de kandidaat, bijvoorbeeld referenties en getuigschriften

•pasfoto en video (introductie) – op vrijwillige basis

Het ID bewijs mag bij inschrijving worden bewaard en gecontroleerd om na te gaan of u mag werken in Nederland. Gaat u niet binnen 4 weken voor ons aan de slag, dan wordt het ID bewijs door ons verwijderd.

Op het moment dat u voor De Flexwinkel kunt gaan werken/werkt/heeft gewerkt:

•nationaliteit, BSN-nummer, ID bewijs, werkvergunning

•overige gegevens die gerelateerd zijn aan de personeels-, salaris- en verzuimregistratie

Welke gegevens worden door gegeven aan de inlener / opdrachtgever:

Gegevens noodzakelijk in het kader van de beperking van de inlenersaansprakelijkheid (zoals NAW, geboortedatum, BSN soort ID-bewijs, nummer en geldigheidsduur, indien aanwezig: verblijfsvergunning, A1- verklaring, tewerkstellingsvergunning).

De Flexwinkel legt uitsluitend bijzondere persoonsgegevens vast indien daartoe een wettelijke grondslag bestaat. Bijzondere persoonsgegevens zijn o.a. gegevens over iemands godsdienst of levensovertuiging, ras, politieke gezindheid, gezondheid, seksuele leven, genetische gegevens, biometrische gegevens, evenals gegevens betreffende het lidmaatschap van een vakvereniging. Daarnaast vallen hier strafrechtelijke gegevens onder en gegevens over onrechtmatig of hinderlijk gedrag in verband met een opgelegd verbod naar aanleiding van dit gedrag.

De bijzondere gegevens die wij verwerken betreffen veelal gegevens die op uw  identiteitsbewijs staan waarvan wij op grond van wet een kopie moeten maken als u voor ons gaat werken.

Daarnaast kunnen wij bijzondere persoonsgegevens verwerken met betrekking tot uw gezondheid, uitkeringssituatie of achtergrond. Wij doen dit om gebruik te kunnen maken van (premie)kortingen en/of subsidies, onze re-integratieverplichtingen na te komen en ter uitvoering van het overheidsdoel om personen met een grote(re) afstand tot de arbeidsmarkt aan het werk te helpen, hetgeen in diverse (toekomstige) wet- en regelgeving is terug te vinden. Personen met een grote(re) afstand tot de arbeidsmarkt zijn onder meer mensen die gedurende langere tijd werkloos zijn, 50 jaar of ouder zijn en/of zonder re-integratieondersteuning niet of moeilijk aan werk komen.

Tot de bijzondere persoonsgegevens die u aan ons verstrekt hebben alleen personen toegang die over deze gegevens dienen te beschikken voor de (uitvoering van) hun werkzaamheden en/of ter voldoening aan de geldende wet- en regelgeving. Denk hierbij aan de personeels-, financiële-, verzuim- en/of salarisadministratie, verwerkers, personen betrokken bij de (interne en externe) kwaliteitsbewaking, (het toezicht op) de financiële verslaglegging en de uitvoering van premiekorting- en subsidieregelingen. Wij kunnen de van u ontvangen bijzondere persoonsgegevens daarnaast doorgeven aan onze opdrachtgevers indien daar een wettelijke grondslag voor bestaat. Verder kunnen wij deze gegevens doorgeven aan de overheidsinstellingen die toezien op de uitvoering van de overheidsdoelstellingen en/of het toekennen van (premie)kortingen en/of subsidies.

Met wie kunnen wij uw persoonsgegevens delen?

De Flexwinkel kan uw persoonsgegevens doorgeven aan de volgende ontvangers;

•Onderaannemers en leveranciers (zoals gegevensverwerkers) die namens de Flexwinkel diensten verlenen of opdrachten uitvoeren. Deze ontvangers hebben alleen toegang tot de gegevens die zij nodig hebben om hun taken uit te voeren en zijn gebonden aan contractuele verplichtingen;

•Derden zoals dienstverleners die functies in onze opdracht uitvoeren

(waaronder test-, opleidings-en/of exameninstituten, partijen die klanttevredenheidsmetingen doen o.a. ten behoeve van keurmerken en certificeringen, IT- consultant die onze systemen ontwikkelen en testen);

•Opdrachtgevers waar we u kunnen voorstellen, waar u via ons aan het werk gaat of bent;

•Individuen en organisaties die informatie over bijvoorbeeld uw referentie hebben of geschiktheid (zoals diploma’s) of die wij, op uw verzoek, gegevens verstrekken of die ons, op uw verzoek, informatie verstrekken, zoals huidige, voormalige of beoogde werkgevers, opleiders en uitzendbureaus;

•Pensioenfonds, indien van toepassing

•Overheidsinstanties en andere instanties (zoals subsidie-aanvragers) indien wij van mening zijn dat we daartoe verplicht of gerechtigd zijn.

En in alle overige gevallen waarin wij hiertoe worden verplicht, bijvoorbeeld door een gerechtelijk bevel of een gerechtelijk vonnis.

Het delen van persoonsgegevens geschiedt op basis van een gerechtvaardigd belang, toestemming, wettelijke verplichting en/of ter uitvoering van de overeenkomst in overeenstemming met de doelen zoals genoemd bij : Waarom verzamelen wij uw persoonsgegevens.

Hoe worden uw persoonsgegevens bewaard?

Wij bewaren uw persoonsgegevens zolang het noodzakelijk is om het doel te bereiken dan wel conform de toepasselijke wettelijke bewaartermijnen.

kandidaten (indien u (nog) niet voor De Flexwinkel heeft gewerkt)

Uw bemiddelingsgegevens (CV, werkervaring, opleiding, testresultaten e.d.) zijn beschikbaar tot 1 jaar na het laatste contact indien u niet voor De Flexwinkel heeft gewerkt.

Na afloop van deze termijn worden uw gegevens definitief verwijderd.

Indien u voor het verstrijken van de termijn van 1 jaar niet meer bemiddeld wilt worden, kunt u dit laten weten door een email te sturen naar info@deflexwinkel.nl wij zullen uw gegevens dan zonder enige vorm van vertraging verwijderen.

indien u voor de Flexwinkel werkt/heeft gewerkt

Uw persoonsgegevens zijn beschikbaar tot twee jaar na einde dienstverband.

Bepaalde persoonsgegevens zijn in verband met bijvoorbeeld claims, audits en fiscale verplichtingen langer beschikbaar voor de Flexwinkel.

Als u niet meer bemiddeld wilt worden, dan kunt u dit aangeven door een mail te sturen naar info@deflexwinkel.nl  U wordt dan niet meer benaderd en bemiddeld door de Flexwinkel. Uw persoonsgegevens worden in dat geval na twee jaar gearchiveerd in een afgeschermde omgeving. Uw persoonsgegevens zijn dan enkel beschikbaar voor

De Flexwinkel onder strikte voorwaarden overeenkomstig de daarvoor toepasselijke doelen en termijnen.

persoonsgegevens van zakelijke relaties

(contactgegevens van medewerkers van opdrachtgevers, leveranciers, verkopers, referenten en elke andere instantie waarmee wij een zakelijke relatie onderhouden)

De Flexwinkel verwerkt de persoonsgegevens van betrokkenen die werkzaam zijn voor ondernemingen waarmee wij zaken doen (1) voor het doen van aanbiedingen voor en/of verstrekken van informatie over de dienstverlening en overige activiteiten en (2) een zakelijke relatie te onderhouden en (3) een opdrachtovereenkomst te sluiten en te onderhouden.

Welke persoonsgegevens verzamelen wij:

•Naam en contactgegevens;

•Functie;

•Gegevens van het bedrijf waarvoor u werkzaam bent;

•Gegevens om een goede zakelijke relatie te kunnen onderhouden

•Gegevens ten behoeve van evenementen en bijeenkomsten.

Waarom verzamelen wij deze gegevens van u:

Wij verzamelen deze gegevens om;

•De overeenkomst met u te kunnen vastleggen, onderhouden en na te komen;

•Met u te kunnen communiceren;

•Een goede zakelijke relatie met u te onderhouden;

•Om te kunnen factureren

•Om de kredietwaardigheid te kunnen bepalen;

•Voor rapportagedoeleinden (bijvoorbeeld om de juiste persoon de juiste rapportage te verstrekken);

•Onze dienstverlening te verbeteren.

De Flexwinkel kan de van haar zakelijke relaties verkregen persoonsgegevens doorgeven indien dit nodig is om de doelstellingen van de zakenrelatie te realiseren, dan wel ten behoeve van de bemiddeling. Deze gegevens kunnen worden doorgegeven aan andere De Flexwinkel entiteiten, aan sollicitanten of kandidaten, zakenpartners en onderaannemers (bv gegevensbewerkers) die namens haar diensten verlenen, en in alle overige gevallen waarin de Flexwinkel hiertoe verplicht kan worden, bijvoorbeeld door een gerechtelijk bevel of rechterlijk vonnis. Persoonsgegevens kunnen worden doorgegeven buiten Nederland. De Flexwinkel heeft de nodige maatregelen getroffen om te verzekeren dat alle doorgegeven persoonsgegevens adequaat worden beschermd.

Wat zijn uw rechten?

inzage en/of wijzigen persoonsgegevens

Als u inzage wenst in uw totale persoonsgegevensverwerking en/of gegevens wilt wijzigen of verwijderen dan kunt u contact opnemen met uw contactpersoon bij De Flexwinkel.

voor overige relaties:

U hebt recht op inzage en wijziging van de over u geregistreerde persoonsgegevens. U kunt daartoe contact opnemen met uw contactpersoon bij De Flexwinkel.

Beveiliging van uw persoonsgegevens

De Flexwinkel doet er alles aan om uw persoonsgegevens optimaal te beveiligen tegen onrechtmatig gebruik. Wij doen dit aan de hand van fysieke, administratieve, organisatorische en technische maatregelen. Zo hebben alleen ge-autoriseerden toegang tot de gegevens en hebben de werknemers van de Flexwinkel die toegang hebben tot uw persoonsgegevens, een geheimhoudingsplicht. Indien persoonsgegevens worden verstrekt aan gegevensbewerkers die namens de Flexwinkel diensten verlenen of opdrachten uitvoeren, is de Flexwinkel met hen overeengekomen dat zij de persoonsgegevens ook optimaal beveiligen.

Vragen, opmerkingen, klachten of (vermoeden) datalek

Indien u vragen, opmerkingen of klachten heeft met betrekking tot dit privacy statement of de manier waarop de Flexwinkel uw gegevens registreert, gebruikt en verwerkt, dan kunt u deze per e-mail kenbaar maken via privacy@deflexwinkel.nl

Wij streven er naar binnen vier weken na ontvangst van uw vraag, opmerking of klacht te reageren. U kunt een klacht ook rechtsreeks richten aan de autoriteit persoonsgegevens.

Is er sprake van een (vermoeden van) een datalek, dan verzoeken wij u dit direct te melden via privacy@deflexwinkel.nl

Wijzigingen

De Flexwinkel kan veranderingen, aanvullingen of wijzigingen aanbrengen in dit Privacy statement. Het meest actuele Privacy statement is altijd te raadplegen op de website van de Flexwinkel.

Versie 6 mei 2020